W2 y W4 ¿Cuál es la diferencia y cómo presentarlos? (con consejos)

La diferencia entre la forma W2 y W4 es que El formulario W-4 les dice a los empleadores cuánto dinero se debe retener del cheque de pago de un empleado, mientras que el formulario W-2 informa cuánto dinero se le pagó a un empleado y cuánto dinero se retuvo durante el año.. Ambos documentos son requeridos por el IRS.

En la guía que te mostramos a continuación, comparamos el formulario W-2 con el formulario W-4, explicando las principales diferencias entre los dos y todo lo que necesitas saber sobre cada uno de ellos.

Formulario W-2 vs. Formulario W-4

Puede encontrar tanto el Formulario W-2 como el Formulario W-4 en el sitio web del IRS. Ambos deben ser llenados por cada uno de sus empleados y forman parte de los procesos de recursos humanos, contabilidad y nómina de tu negocio.

¿Para qué se utiliza el formulario W-4?

El formulario W-4, también conocido como certificado de retención de pago de un empleado, les dice a los empleadores cuánto dinero deben retener a efectos del impuesto sobre la renta del pago de un empleado.

Cada empleado debe completar correctamente el formulario W-4 como parte de su papeleo de contratación en el primer día de trabajo -o antes de tu primer pago- y actualízalo si tu situación financiera o personal cambia.

Una vez que el empleado haya completado el formulario W-4, puede usar la información para calcular correctamente la retención del impuesto federal sobre la renta cada vez que realiza una nómina.

¿Para qué se utiliza el formulario W-2?

El formulario W-2 es un informe de salarios e impuestos que el empleador crea anualmente para cada uno de sus empleados. El formulario W-2 muestra los ingresos brutos del empleado, así como las deducciones por ingresos, seguro social, impuestos de Medicare y ciertas contribuciones a cuentas de cuidado infantil y planes de jubilación.

Los empleados deben completar su formulario W-2 para ingresar sus declaraciones de impuestos personales. Puede ingresar los formularios W-2 electrónicamente o completarlos manualmente y enviarlos por correo electrónico a la Administración del Seguro Social (SSA), los gobiernos estatales y locales y sus empleados. Muchas plataformas y programas de nómina lo ayudan con la introducción del formulario W-2.

¿Quién llena los formularios W2 y W4?

El formulario W-2 para cada empleado debe ser completado por el empleadorutilizando los datos de nómina que se han emitido durante el año. En el caso del formulario W-4, debe ser llenado por el empleado para proporcionar información personal y de retención de pagos.

En este último, el empleador solo necesita completar parte del formulario W-4 si está utilizando el documento para informar una nueva contratación a nivel estatal.

¿Cuándo se deben llenar los formularios W-2 y W-4?

Los empleados deben completar el formulario W-4 entre los trámites de contratación. Dado que el formulario W-4 determina cuánto dinero se debe retener del cheque de pago del empleado, este documento debe completarse antes de su primer pago. Los empleados pueden completar un W-4 si cambia su situación personal o financiera.

Por otro lado, el empleador debe completar el formulario W-2 para cada empleado anualmente y antes del 31 de enero. El formulario W-2 refleja datos del año anterior. Por ejemplo, si presenta un W-2 en enero de 2023, debe reflejar la información fiscal del año 2022.

¿Qué hacer con los formularios W-4 y W-2?

Cuando un empleado llena el formulario W-4, el empleador debe archivarlo en sus documentos - física o electrónicamente - pero no tiene que enviarlo al IRS oa la Administración del Seguro Social. Solo necesitará ingresarlo si lo está utilizando para cumplir con los requisitos de informes estatales para las nuevas contrataciones.

En cuanto al formulario W-2, el empleador debe presentarlo ante la Administración del Seguro Social, por correo postal o electrónico. Además, debe entregar a cada empleado una copia de su formulario W-2 antes del 31 de enero. Es posible que también deba presentar una copia ante el departamento de impuestos local o estatal.

¿Cómo ingresar el Formulario W-2 y el Formulario W4?

Si es dueño de un negocio y desea asegurarse de cumplir con los requisitos de los formularios W-2 y W-4, le mostraremos cómo encontrar y completar cada formularioasí como algunos consejos que podrían simplificar su proceso.

Formulario W-4: Certificado de retención del empleado

En teoría, los empleados deben completar un formulario W-4 en su primer día de empleo, pero en la práctica debe hacerlo antes de su primer cheque de pago. Durante el proceso de nómina, el formulario W-4 les dice a los empleadores cuánto dinero deben retener del cheque de pago para pagar los impuestos..

• Algunos programas de nómina o de recursos humanos le permiten completar formularios W-4 electrónicamente.
• No puede decirles a sus empleados qué escribir en el W-4, pero puede ofrecerles recursos para ayudarlos a determinar su retención correcta.
• Una vez que el empleado complete un formulario W-4, debe devolverle el documento. Guarde este documento como referencia. Ingrese la información en su sistema de nómina para asegurarse de cumplir con la retención de impuestos correcta para cada cheque.
• Los empleados pueden cambiar su W-4 en cualquier momento. Cuando esto suceda, debe actualizar su sistema de entrada con el nuevo formulario W-4 y ajustar los datos de la nómina en consecuencia.
• Dependiendo de su estado, es posible que sus empleados deban presentar formularios de retención de impuestos estatales. Los formularios de retención de impuestos estatales especifican la cantidad de dinero que se retendrá de los ingresos y siguen el mismo procedimiento que el formulario W-4. Si tiene preguntas sobre el proceso, puede visitar el sitio web del departamento de impuestos de su estado para confirmar cuáles son los requisitos de retención de impuestos en su área.

Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos

Como empleador, usted es el único responsable de completar y presentar los formularios W-2 para cada uno de sus empleados cada año y presentarlos ante la Administración del Seguro Social (SSA). La SSA recomienda presentar los formularios W-2 electrónicamente, pero también puede presentarlos físicamente por correo.

Debe completar, distribuir y presentar el formulario W-2 del año anterior antes del 31 de enero. Puede acceder al formulario W-2 en el sitio web del IRS, aunque proporcionamos el enlace aquí. En muchos casos, su contador o administrador de nómina puede ayudarlo con sus envíos de W-2. Además, muchas plataformas y programas de nómina le permiten ingresar formularios W-2 a través de su sistema.

Para completar el formulario W-2 para cada uno de sus empleados, debe completar lo siguiente:

Lo que ingresas en el formulario W-2 depende de cada uno de los empleados de tu negocio. Los beneficios para el cuidado de dependientes y los planes de jubilación, por ejemplo, pueden no aplicarse a todos los empleados y, por lo tanto, pueden no aplicarse a todos los formularios W-2 que complete. El IRS le proporcionará instrucciones detalladas para completar cada casilla en el formulario W-2.

• Una vez que complete los formularios W-2 para su empresa, preséntelos ante la SSA y entregue a cada empleado una copia de su W-2.
• Ingrese y proporcione una copia de cada empleado que trabajó con usted durante el año fiscal, incluso si ya no trabajan con usted.
• Complete el Formulario W-2 para sus empleados, pero no para sus contratistas.

NOTA: Los contratistas reciben el Formulario 1099. Si esto se aplica a usted, debe ingresar el Formulario 1099-NEC

Consejos para pequeñas empresas sobre los formularios W2 y W4

Próximo, te mostraremos algunos consejos eso lo ayudará a completar el proceso W-4 y W-2 de manera eficiente.

tienes que ser proactivo

No espere hasta el último minuto para llenar estos formularios. De lo contrario, podría haber errores o podría perder el tiempo de entrega y recibir una multa del IRS. Lo mejor es que sus empleados completen sus formularios W-4 el mismo día que comienzan a trabajar o antes e ingresen la información relevante en su sistema de nómina lo antes posible.

Puede comenzar a trabajar en su formulario W-2 tan pronto como comience un nuevo año para poder presentarlo y distribuirlo antes del 31 de enero.

Consulta con un profesional

Aunque el sitio web del IRS muestra información detallada en ambos formularios, puede resultar un poco confuso. Ayuda mucho tener información de un contador comercial o asesor fiscal que tenga experiencia con los formularios de impuestos del IRS y que pueda responder sus preguntas o ayudarlo a completarlos.

Intente ingresar los documentos en línea

Cuando se trata del formulario W-2, el IRS recomienda que ingrese los documentos en línea. Esto no solo le ahorra papel, sino que también hace que el proceso sea más rápido y fácil. Además, podría ser más fácil para sus empleados completar sus formularios W-4 electrónicamente. Al mantener sus archivos digitales, puede organizarse mejor y acceder a ellos rápidamente si los necesita.

Usar un programa de nómina

Usar un programa de nómina que tenga la capacidad de completar formularios W-2 y W-4 es una de las formas más fáciles de automatizar los procesos de impuestos.. No solo podrá completar e ingresar los formularios a través de una plataforma, sino que también sus empleados pueden completar los formularios y acceder a ellos cuando lo necesiten.

Ten cuidado

Al igual que con la mayoría de las tareas comerciales, debe tener mucho cuidado al completar el Formulario W-2 y ayudar a sus empleados a completar el Formulario W-4. Los errores en estos formularios pueden causar problemas a su negocio y a sus empleados, especialmente si son auditados. Por esta razón, se recomienda que se tome su tiempo al principio para no tener que gastar más tiempo y dinero después.

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