¿Qué es una factura? Entender para qué sirve y por qué es importante

Cualquiera que tenga un negocio ya sabe que tiene varias obligaciones. Es importante ser consciente de las responsabilidades del empresario desde el momento de abrir el negocio. Una de las obligaciones de una empresa es transmitir toda la información relativa a su facturación a los organismos públicos. De acuerdo con la Ley N° 8.846, cada empresa debe realizar este registro, siendo la factura la forma más común de formalizar estos ingresos.

Así pues, en este artículo hablaremos de todo sobre la factura, su utilidad, por qué debe emitirse, qué errores se cometen al respecto y las consecuencias de no formalizar y documentar los ingresos de la empresa. Siempre es importante comenzar con la definición. Después de todo, ¿sabes lo que es una factura?

¿Qué es una factura?

La Nota Fiscal (NF) es un documento oficial que registra las ventas de su empresa. Cada vez que reciba un pago, deberá emitir una factura a su cliente. Puede suceder que no quiera proporcionar su información personal para el problema. En este caso, su empresa aún no está exenta de registrar la venta, pero la factura debe emitirse sin esta información. Desafortunadamente, esta opción aún no está disponible en todo Brasil. Si tu municipio es uno de los que todavía no acepta, consulta otra opción directamente con la prefectura.

¿Por qué es esto tan importante?

Con este sencillo documento se pueden resolver muchas cosas. Por ejemplo, es a través de la factura que la oficina que lleva la contabilidad de su empresa puede calcular sus impuestos, el departamento financiero puede hacer una estimación de facturación y los responsables del stock de sus productos pueden organizar las entregas y la producción.

Además, no emitir la factura puede causar serios problemas a tu negocio. Desde la desorganización de la gestión financiera, hasta el delito de evasión fiscal. Pero hablaremos de estas consecuencias en detalle más adelante en este artículo.

¿Cómo funciona la emisión de la factura?

La emisión de la factura debe hacerse de acuerdo a la naturaleza del servicio que brinda su empresa. Al formalizar tu negocio, debes definir tu respectivo CNAE. Es una forma de clasificar las actividades que realiza su empresa. Al emitir una Factura, el municipio le pide que elija el CNAE que mejor identifique el servicio prestado. Vale la pena recordar que aunque tu empresa tenga varias opciones de CNAE, solo puedes indicar una en la factura.

El Microempresario Individual es la única excepción a la obligación de emitir pagaré. El MEI que vende directamente a un individuo no necesita emitir. Aun así, lo más correcto e indicado siempre es publicar y formalizar la receta. ¡Si no está seguro de su obligación, hable con un contador para disipar sus dudas!

Errores comunes al emitir la factura

Cualquiera que tenga una rutina ocupada sabe que a veces buscamos soluciones más rápidas y fáciles a ciertos problemas. Pero cuando se trata de la contabilidad de su negocio, es posible que no siempre se tome el camino más fácil.

Un problema que suele surgir a la hora de emitir facturas es elegir el tipo de certificado digital incorrecto. A veces, su empresa compra el producto equivocado y luego tiene que comprar otro.

Por ejemplo, lo que permite automatizar las facturas es el certificado A1 que es digital, un archivo para instalar en la computadora o incluso en el emisor de facturas electrónicas. El certificado A3 es físico, como una unidad USB o token. Debe conectarse a su computadora cada vez que inicie sesión. Pídale ayuda a su contador en estos momentos más difíciles de elección.

Otro punto importante a recordar se refiere a la factura electrónica. La NF-e puede ser representada por un documento físico, denominado DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Lo que muchos no saben es que DANFE no tiene validez legal. Este problema suele darse en las tiendas virtuales que al enviar el producto al cliente envían el DANFE en lugar de la NF.

Por último, pero no menos importante, tenemos un tema delicado. Es muy común encontrar empresas que solo emiten una factura al mes. Incluso si el impuesto se puede calcular, esta práctica no puede ocurrir. La factura debe ser emitida por el cliente, para que pueda haber verificación en caso de ser necesario.

Tipos de factura

Hay tres tipos de facturas:

• NFS-e (Factura Electrónica de Servicios), que deben utilizar los proveedores de servicios, como gimnasios o talleres.
• NFC-e (Factura electrónica del consumidor), que normalmente utilizan los comerciantes, ya que reemplaza el cupón fiscal electrónico.
• NF-e (Factura Electrónica de Producto), utilizado por empresas que venden productos físicos. Esto aplica tanto para tiendas físicas como para tiendas online.

evasión fiscal

La Ley 4.729/1965 identifica el fraude en una de sus definiciones, así: "dar declaración falsa u omitir, en todo o en parte, información que debe ser presentada a los agentes de personas jurídicas de derecho público interno, con el fin de eximir total o parcialmente del pago de impuestos, regalías y cualquier complemento adeudado por ley”.

En otras palabras, si su empresa emite un boleto con un valor diferente al de la venta, se considerará un delito. Incluso si no emite una factura, también puede ser etiquetado como evasor de impuestos. Por lo tanto, emita siempre la factura y, si es posible, identifique a su cliente. De esta manera, el IRS podrá confirmar la información si su negocio está bajo investigación.

¿Qué es la Caja 2?

El cajero 2, como su nombre lo indica, es un segundo cajero en la empresa que no tiene un registro fiscal. Es decir, no tiene factura de recibo emitida. El mayor problema se da porque este dinero no está declarado y no tiene recaudación fiscal. Es por esto que se convierte en un delito.

No importa si el valor no declarado es alto o no. Cualquier información que no haya sido debidamente registrada se archiva en el Recuadro 2. Este delito puede resultar en una pena de prisión de hasta ocho años. Así que ten mucho cuidado con las decisiones que tomes para tu negocio.

Entonces, ¿has entendido un poco más sobre qué es una factura y por qué es tan importante este tema?

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