¿Qué es la contabilidad de caja y cuáles son las diferencias con la contabilidad de devengo?

Independientemente de su industria, tenga en cuenta que existen dos regímenes de cálculo financiero: contabilidad de caja y contabilidad de devengo. Los dos regímenes tienen sus particularidades ya que se complementan.

Dirigir un negocio en el siglo XXI es un desafío abrumador. El mundo y la legislación están en constante cambio, por lo que es natural que siempre haya dudas sobre contabilidad y finanzas. Principalmente temas relacionados con el registro de cobros o pagos, manejo de cuentas por pagar o por cobrar, análisis de entradas o salidas y otras previsiones. En definitiva, todas las cuestiones burocráticas que rodean la gestión empresarial en su conjunto.

El propósito de este artículo es aclarar cómo funciona cada uno de estos planes y aportar conocimiento a la planificación actual y futura de tu negocio.

¿Qué es un evento contable?

Antes de profundizar en la diferencia teórica y la aplicación práctica de cada esquema, debemos comprender qué son los eventos contables y cómo funcionan. Un evento o factor contable, como lo llaman más formalmente los contadores, no es más que el nombre que se le da a los movimientos que influyen en el patrimonio y la vida de una empresa. Estos eventos deben ser registrados por el departamento contable y financiero de una empresa, cada vez que existan movimientos de entrada y salida. Como, por ejemplo, el recibo de una venta y también el pago de salarios.

¿Para qué se utilizan los métodos de flujo de caja y acumulación?

El propósito de la contabilidad de caja y devengo es, en teoría, simple: identificar y dar cuenta de las diferentes formas de registrar y contabilizar los eventos contables en un negocio. A continuación profundizaremos en cada uno de ellos.

¿Qué es el esquema de caja?

La contabilidad de caja tiene como objetivo adoptar el reconocimiento y registro de ingresos y gastos en la fecha en que se produce el cobro o pago de una determinada transacción. Generalmente, las micro y pequeñas empresas, en especial las que optan por el régimen tributario Simple Nacional y Lucro Presunto, inician sus actividades adoptando el régimen de caja. De hecho, permite una visión más simplista de un negocio.

Ejemplos de aplicación del esquema de tesorería

A continuación mostramos ejemplos prácticos con empresas ficticias, cuyos hechos contables se registran únicamente en base caja.

Escenario A: una empresa vendió un plan de software de gestión de personas por R$ 600,00, en 2 cuotas.

Escenario B: una empresa vendió 10 computadores y optó por realizar el pago en tres cuotas, siendo la primera inmediata y las demás cada 30 del mes siguiente.

Analizando las situaciones referidas en los ejemplos anteriores desde la perspectiva de la contabilidad de caja, se entiende que la factura y el hecho contable sólo deben contabilizarse después de la recepción del pago de la operación. Tanto en el escenario A como en el escenario B, si existe mora en una de las cuotas, la factura y el movimiento de pago sólo se reconocerán una vez liquidada la operación.

Beneficios del plan de efectivo

En primer lugar, es el más fácil de adoptar. Además:

• Analiza la situación real de la empresa en relación con el flujo de caja de la empresa;
• Permite un mejor control de la gestión financiera y tributaria;
• Contribuye al análisis de liquidez de una empresa;
• Contribuye a la toma de decisiones a corto plazo.

Desventajas de la dieta del efectivo

• Poco enfoque en el mediano y largo plazo;
• Complejidad del control de ingresos;
• Necesidad de autocontrol e integración interna en las transacciones financieras versus contables;
• Puede perjudicar el resultado operativo, dificultando la elaboración de planes;
• No está permitido para empresas clasificadas en utilidades reales y arbitradas.

¿Qué es un esquema de habilidades?

La contabilidad de acumulación adopta el reconocimiento y registro de ingresos, gastos y costos en la fecha y el mes exactos de una transacción. En general, las transacciones y eventos se contabilizan en los períodos en que ocurren, ya sea que hayan sido recibidos o pagados. Es importante recalcar que las medianas y grandes empresas y las empresas que opten por el régimen tributario de renta gravable deberán contabilizar obligatoriamente sus ingresos, egresos o egresos conforme al método de contabilidad del devengo. Por lo tanto, es natural ver instituciones financieras, contadores y nuevas empresas, por ejemplo, adoptar este principio contable.

Según el arte. 9, Resolución N° 750/93 del Consejo Federal de Contabilidad, el principio de competencia determina que los efectos de las transacciones y demás hechos se contabilicen en los períodos a que se refieren, independientemente de su cobro o pago.

La resolución destacada refuerza aún más la necesidad de reconocer una transacción en el acto de su existencia y no solo a través de su pago o recibo, como es el caso de la contabilidad de caja.

Ejemplos de aplicación del régimen de competencias

A continuación mostramos un ejemplo práctico de una empresa ficticia, cuyo registro se realizará únicamente sobre la base de la contabilidad de devengo.

La empresa GFC SA vendió un plan anual de software de gestión financiera por un valor de R$ 10.000,00, en efectivo.

En el caso de los planes anuales, el cliente paga la suscripción por adelantado y utilizará el servicio durante un año. Según la contabilidad de acumulación, el monto de la pensión se divide en 12 meses. En este caso, el valor total de los servicios es de R$ 10.000,00, pero el valor que será calculado y registrado mensualmente es de R$ 1.000,00.

Si lo analizamos en base caja, el monto de R$ 10.000,00 sería el depósito pagado en el primer mes, pero para fines de acumulación, los registros de ingresos se realizan en el momento de la transacción, independientemente del pago o no, y continúan publicar mensualmente, hasta completar el ciclo.

Curiosamente, a través de la contabilidad de devengo, es posible obtener previsiones de facturación y amortización más completas. También es importante analizar si los planes acordados se utilizan hasta el final del ciclo o se cancelan antes del final, por ejemplo.

Beneficios del Régimen de Competencias

• El control contable es equivalente al control financiero;
• Control a corto, mediano y largo plazo;
• Puede indicar la depreciación de la empresa durante un período;
• Elaboración de la DRE (Estado de Resultados del Año);
• Le permite planificar inversiones con más confianza.

Desventajas del esquema de habilidades

• Anticipación del pago de impuestos, independientemente de la recepción o no de una transacción;
• Esto puede no proporcionar la verdadera posición de efectivo de un negocio, ya que en la DRE pueden existir ingresos y gastos en los que aún no se han realizado pagos o cobros;
• Mayor complejidad para el registro de eventos contables;
• Los datos de acumulación son puramente crudos. Los informes no ayudan en la gestión del negocio, porque presentan cifras que han surgido por un factor generador, y no necesariamente por entradas y salidas de caja.

¿Qué dieta debo elegir?

La respuesta clásica a esta pregunta es: depende. Con carácter general, a efectos contables, el régimen de cálculo de los ingresos y gastos debe basarse siempre en el principio de devengo. Además, este modelo es considerado la opción oficial por la legislación del IRPF y para sociedades cuya tributación se base en el beneficio real o en el resultado arbitral. La contabilidad de caja es una opción para las empresas que optan por el Simple Nacional y la Utilidad Presunta, especialmente aquellas con estructuras empresariales extremadamente simples.

En primer lugar, para elegir el régimen contable que adoptará su empresa, debe conocer las particularidades, la legislación y el calendario de su actividad. También tenga en cuenta que cada plan proporcionará diferentes tipos de informes analíticos. La contabilidad de acumulación, por ejemplo, es esencial para preparar el estado de resultados y medir los resultados comerciales, mientras que la contabilidad de caja es esencial para preparar el estado de flujo de efectivo (CFD).

Si la estructura de su negocio es simple, con pocas transacciones financieras, la contabilidad de caja es una opción más atractiva. Sin embargo, si su negocio tiene un proceso operativo complejo, grandes cantidades de transacciones y transacciones financieras, la contabilidad de devengo tiende a ser la más adecuada.

Es importante tener en cuenta que la opción para la base de efectivo o de acumulación es válida para todo el año, es decir, una empresa solo puede cambiar su opción una vez al año. En caso de cambio de régimen, se recomienda que la adopción se realice en enero de cada año, para que la empresa tenga un ciclo completo en el régimen elegido.

¿Puedo mezclar Dinero y Habilidad?

El régimen adoptado debe ser único. No es posible utilizar ambos al mismo tiempo.

Dicho esto, para tener una visión completa de corto, mediano y largo plazo de la empresa, es interesante pensar en la adopción de los conceptos de los dos regímenes (Cash y Skill). De manera que sea posible tener una perspectiva completa de la empresa y, en consecuencia, tener una base sólida de información y registros.

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