Conoce los 6 mayores errores al emitir una factura comercial

✅ En este artículo aprenderás:

la emisión de factura electrónica Este es un tema que parece complicado. Como algunos emprendedores están enfocados en hacer crecer su negocio, es común tener dudas y no saber cómo actuar en esos momentos. Sin embargo, es importante seguir las leyes, emitir documentos a tiempo y pagar impuestos correctamente. Si esto no sucede, puede sufrir algunas consecuencias, como pagar multas y perder credibilidad en el mercado. Por ello, este contenido te muestra los 6 principales errores a la hora de emitir una factura a la empresa y cómo evitarlos en tu rutina. ¿Continuar?

1. No emitir factura

Eso es lo que lees. Algunos profesionales siguen creyendo que no están obligados a emitir factura. Tenga en cuenta que el evasión fiscal es un delito, punible con multas y, en los casos más graves, incluso con prisión.

EL Ley 4729/1965 establece que: "Hacer declaración falsa u omitir, en todo o en parte, información que deba presentarse a los agentes de las personas jurídicas de derecho público interno, con la intención de exonerarse, en todo o en parte, de el pago de impuestos, regalías y cualquier complemento debido por ley”.

Solo hay una excepción. El Microempresario Individual que vende a particulares no necesita emitir. En caso de duda, consulte siempre a su contador, ¿de acuerdo?

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2. Tipos de factura confusos

Existen básicamente tres tipos de facturas de venta:

1. La factura electrónica de servicios (NFS-e) está relacionado con la prestación de servicios. Los gimnasios, talleres de reparación de automóviles, cursos de idiomas y varios otros establecimientos deben emitirlo. Además, NFS-e es también la nota que representa el mercado digital. Si vende cursos en línea, tutorías o libros electrónicos, deberá emitir NFS-e para cada venta realizada. El NFS-e es un documento municipal. Esto significa que cada ayuntamiento tiene leyes y reglas diferentes, especialmente cuando se trata de emitir NFS-e a través de un servicio web.

2. La Factura Electrónica del Consumidor (NFC-e) es el documento que reemplaza al Comprobante Fiscal Electrónico a nivel nacional emitido por los comercios minoristas nacionales. Al ser un documento regulado y emitido por departamentos del Tesoro, existen particularidades en cada estado. Los comerciantes de São Paulo, por ejemplo, deben utilizar el impuesto al SAT, que es un dispositivo físico, para emitir NFC-e en contingencia. Es decir: cuando no hay comunicación con la Secretaría de Hacienda, el SAT interviene y emite el documento. El estado de Minas Gerais aún está implementando la nota de consumo electrónica. Se espera que todos los minoristas utilicen el NFC-e en MG hasta el primer trimestre de 2020.

3. Por último, pero no menos importante, la Factura Electrónica de Producto (NF-e) debe emitirse cuando se venden productos físicos. ¿Sabes cuándo compras un libro o un e-book en Internet? Entonces, cuando llegan los productos, también recibe su NF-e.

3. Usa el certificado digital menos productivo

Errores al emitir la factura

EL certificado digital identifica a la empresa ante organismos públicos. Además, se utiliza para firmar documentos, como contratos y facturas. La certificación digital permite al empresario acceder al sitio del ayuntamiento y emitir sus documentos, pero aquí es donde algunos profesionales tienen dudas.

En ningún caso se podrá optar por el tipo de certificado. Debe analizar todas las características de cada plantilla y comprender cuál es la mejor para su negocio.

El certificado A1 es digital, se instala en el ordenador o en el emisor de la factura electrónica. A partir de ahí, simplemente inicie sesión en el sistema para realizar sus actividades. Ten en cuenta que esta es la opción que permite la automatización de facturas, lo cual es ideal para quienes buscan practicidad y autonomía en su rutina.

El certificado A3 es físico, como una unidad USB o token. Debe conectarse a su computadora cada vez que inicie sesión. Si vas a viajar tendrás que llevarlo en la maleta, y si lo olvidas en la oficina, es mejor comprar tus billetes de vuelta con antelación.

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4. Encuentra que DANFE es la cuenta

Si alguna vez compraste un libro o un producto en Internet, recibiste un DANFE con el producto, pero ciertamente no le prestaste mucha atención a la información que contiene. El Documento Auxiliar de Factura Electrónica (DANFE) es la representación física de la NF-e y no tiene valor legal.

La factura electrónica es un documento digital que valida las operaciones de circulación y venta en nuestro país. Fue creado para reemplazar la factura en papel. Su información más importante es la "nota clave". El código está compuesto por 44 dígitos y se utiliza para consultar y descargar el XML de NF-e. EL XML es el archivo que necesita almacenar durante al menos 5 años más el año actual.

5. Consolide todas las ventas del mes en una sola factura

Considere el siguiente ejemplo: una tienda en línea ha realizado 1000 ventas en un mes determinado. ¿Será posible emitir un documento fiscal único referente a todas estas ventas? Por extraño que parezca, es una pregunta que se hacen algunos profesionales.

Directo al grano: cada venta debe tener su respectiva factura. Es decir, si vendes 500 productos o cursos digitales en un periodo, tendrás que emitir 500 facturas, elijas o no único nacional o por Lucro Presunto.

Además de evitar evaluaciones de impuestos por parte del Servicio de Ingresos Federales, habilitará la cancelación de factura y reembolsos, que es un derecho del consumidor.

6. Completa los datos incorrectamente

Cuando la empresa da sus primeros pasos, es posible concentrar varias actividades en una sola persona, como actualizar la Flujo de efectivo y contratación de nuevos empleados. Sin embargo, con el tiempo, el monto de las ventas aumenta y, en consecuencia, el número de facturas emitidas.

Se estima que un emprendedor tarda al menos 5 minutos en generar un NF-e, porque se deben ingresar todos los datos de ventas, y ahí radica el peligro. Ingrese el CNPJ, dirección, SRES, El POFC y cualquier cosa que exija la Sefaz o el ayuntamiento es algo que abre huecos para el ajedrez. Cualquier información errónea puede invalidar la NF-e, perturbar el pago de impuestos y dar lugar a alteraciones. Por lo tanto, es necesario tener mucho cuidado.

Los empresarios orientados al rendimiento empresarial utilizan la emisión automática de facturas para evitar estos problemas. Pero, ¿cómo sucede esto?

Bueno, un transmisor inteligente NF-e mantiene todo el flujo en piloto automático y está integrado en el principal opciones de pago del mercado. En estos momentos, puede elegir cuándo emitir la nota, ya sea en el momento de la venta o después de la garantía, y enviarla por correo electrónico al cliente.

Esto significa que no tiene que preocuparse por los errores tipográficos y la pérdida de tiempo, lo cual es genial, ¿verdad?

PD: Si su negocio necesita una solución más robusta, use un API de factura.

Conclusión

Al leer este contenido, ha descubierto los 6 principales errores al emitir facturas en los negocios. Lo más probable es que te hayas identificado con ciertas situaciones y ahora estés listo para evitarlas.

Tenga en cuenta que pagar impuestos a tiempo y cumplir con las leyes fiscales son obligaciones de todo empresario. En esos momentos, un contador es el profesional adecuado para ayudarlo a optimizar su rutina financiera. Además, utilizar un emisor automático es un paso imprescindible para tener tranquilidad y dejar en el pasado la burocracia de las facturas. Así que sepa cuándo es el momento de Automatice la emisión de facturas en su empresa !

* Este artículo fue escrito por Gabriel Nascimento, analista de marketing apasionado por la producción de contenido en eNotas, la solución de facturación automática para empresas escalables.

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